ZUGFeRD oder XRechnung?
Welches Format du brauchst

XRechnung ist ein rein strukturiertes Format: eine XML-Datei ohne Bildansicht, die Programme direkt verarbeiten. Der Standard wird von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) gepflegt und setzt die europäische Norm EN 16931 um. ZUGFeRD ist ein hybrides Format: ein PDF, das Menschen ganz normal lesen, mit eingebetteter XML-Datei für die Maschine.

Ja. Das BMF-Schreiben vom 15.10.2025 nennt XRechnung als zulässiges Format. Hybride Formate wie ZUGFeRD sind ab Version 2.0.1 zulässig – ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL, die nicht als E-Rechnung gelten. Bei Vereinbarung zwischen den Beteiligten ist auch EDI möglich.

Beide sind erlaubt. ZUGFeRD ist oft die bequemere Wahl, weil dein Kunde die Rechnung auch ohne spezielle Software als PDF ansehen kann, während seine Buchhaltung die XML-Daten auslesen kann. Fragt dein Kunde ausdrücklich nach XRechnung, nimm XRechnung.

Für Rechnungen an Bundesbehörden schreibt § 5 ERechV unter anderem die Leitweg-ID, die Bankverbindung, die Zahlungsbedingungen und die E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers vor. Welches Format die jeweilige Stelle annimmt, steht in ihren Vorgaben oder im Auftrag – frag im Zweifel nach. Die Leitweg-ID kannst du vorher kostenlos prüfen.

Nein. Nach § 14 Abs. 1 UStG muss eine E-Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format vorliegen, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Ein PDF ohne eingebettete Rechnungsdaten ist eine „sonstige Rechnung“.

Ja. Du gibst die Rechnung einmal ein und wählst ZUGFeRD oder XRechnung. Im kostenlosen Tarif erstellst du 3 E-Rechnungen pro Monat, dauerhaft und ohne Kreditkarte – im ZUGFeRD- oder XRechnung-Format. Brauchst du mehr, gibt es den Tarif Solo für 9 € pro Monat (Endpreis inkl. USt., monatlich kündbar) mit unbegrenzt vielen E-Rechnungen in der Web-App im Rahmen fairer Nutzung.

Lade sie bei der kostenlosen E-Rechnungsprüfung hoch. Die Prüfung zeigt dir, ob Format und Pflichtangaben stimmen, und erklärt Fehler verständlich.